Порядок подключения

Порядок из пяти шагов. Первые четыре не зависят от контрагентов и делаются заранее.

Шаг 1. Разложить рейс по ролям

Кто у вас грузоотправитель, кто перевозчик, кто получатель, есть ли экспедитор. Для международных рейсов — где заканчивается российское плечо. Отсюда становится понятно, какие документы вы оформляете и кто их подписывает.

Это самый важный шаг, и он бесплатный. Ошибка здесь стоит дороже всего: комплект собирается под несуществующую схему, а на первой отгрузке выясняется, что подписывать некому.

Шаг 2. Выпустить подписи

Директору — сертификат организации или предпринимателя. Каждому, кто подписывает документы за компанию, — сертификат физического лица. Выпуск занимает рабочий день при готовых документах, но каждому владельцу нужна личная идентификация, и её надо планировать: водители в рейсах, и собрать их всех в один день не выйдет.

Шаг 3. Оформить доверенности

Машиночитаемая доверенность на каждого сотрудника-подписанта, с полномочиями под те документы, которые он реально подписывает. Подписывает доверенности руководитель своим сертификатом.

Здесь же стоит завести список дат: когда заканчивается каждый сертификат и каждая доверенность. Дальше он понадобится постоянно.

Шаг 4. Подключить оператора

Выбрать по своим критериям — набор документов, работа с вашей учётной системой, условия взаимодействия с операторами контрагентов, тариф под объём. Завести учётную запись, настроить рабочие места подписантов, проверить, что подпись видна в сервисе.

Шаг 5. Провести первый рейс

Не на срочном грузе и не в пятницу вечером. Берётся обычный рейс с заказчиком, который уже работает электронно, и проводится целиком: титул отправителя, титул перевозчика, титул получателя, передача сведений в государственную систему.

Смотреть нужно на финальный статус документа, а не на то, что подпись поставилась. «Подписано» и «обмен завершён» — разные состояния, и вся разница обычно обнаруживается именно на первом рейсе.

Что делать параллельно

Составить список заказчиков и выяснить, кто из них уже работает электронно и через какого оператора. С крупными грузовладельцами вопрос обычно решён — они сами просят перейти. С мелкими это разговор, и начинать его лучше до того, как машина стоит под погрузкой.

Наша часть

Разбираем схему, выпускаем сертификаты и доверенности, подключаем оператора, настраиваем рабочие места, ведём список сроков и проводим первый рейс вместе с вами. Если по итогам разбора часть подписей вам не нужна — скажем об этом, а не соберём комплект «на всякий случай».