Оставить заявку

Документы с заказчиками

Перевозочные документы и документы с заказчиком — это два разных потока. Здесь про второй: договоры, акты, счета-фактуры и всё, что закрывает рейс деньгами.

У транспортной компании два потока документов, и их регулярно путают.

Первый — перевозочные документы: транспортная накладная, заказ-заявка, путевой лист. Они относятся к самому рейсу, обязательны в электронном виде с 1 сентября 2026 года и передаются в государственную систему. Про них — раздел «Перевозочные документы».

Второй — документы с заказчиком: договор перевозки или транспортной экспедиции, акт выполненных работ, счёт-фактура или УПД, реестр рейсов за период. Они закрывают рейс деньгами, передаются напрямую контрагенту и в государственную систему не уходят. Про них этот раздел.

Почему второй поток тоже переводят в электронный вид

Не из-за обязанности, а из-за денег и сроков.

Акт, отправленный почтой, возвращается подписанным через две-три недели, а до этого рейс формально не закрыт. Оплата привязана к подписанному акту, поэтому недели ожидания — это недели кассового разрыва. В электронном виде тот же акт подписывается в день выставления.

Второе — потери. Бумажный комплект по рейсу проходит через водителя, диспетчера, бухгалтерию заказчика и его архив. На каждом переходе документ может пропасть, и обнаруживается это на сверке в конце квартала, когда восстанавливать уже дорого.

Третье — налоговая. Счета-фактуры и УПД в электронном виде принимаются без распечатки, и при запросе документов их можно выгрузить пачкой, а не собирать по папкам.

Как это работает

Документ формируется в учётной системе или прямо в сервисе, подписывается квалифицированной подписью и уходит контрагенту. Тот получает его в своём кабинете, подписывает свою сторону, и документ считается закрытым. Оба экземпляра хранятся с юридической силой — распечатывать и подшивать ничего не нужно.

Если ваш заказчик работает у другого оператора, обмен идёт через роуминг: операторы связываются между собой, для вас это выглядит как обычная отправка.

Что нужно для подключения

Подпись. Та же квалифицированная, что и для перевозочных документов. Отдельной не требуется.

Учётная запись в сервисе. Оплачиваются исходящие документы — пакетом на год, входящие бесплатны на любом тарифе.

Контрагент на связи. Обмен возможен, только если обе стороны подключены. Крупные грузовладельцы обычно уже работают электронно и сами просят перейти; с мелкими заказчиками это тема отдельного разговора.

С чего начать

Посчитайте, сколько закрывающих документов вы отправляете в месяц и кому. Обычно выясняется, что 80% объёма приходится на трёх-четырёх постоянных заказчиков — с них и начинают, а остальных подключают по мере необходимости.

Подключить документооборот

Скажите, сколько закрывающих документов вы отправляете в месяц и в какой программе их формируете, — подберём тариф и подготовим подключение.

Отправляя форму, вы соглашаетесь с политикой обработки данных.

Коротко о Диадоке

Стоимость
Годовые пакеты исходящих: 250 документов — 2 950 ₽, 600 — 6 300 ₽, 1 200 — 12 300 ₽, 3 000 — 29 600 ₽, 6 000 — 55 500 ₽, 12 000 — 105 800 ₽, 20 000 — 169 300 ₽, 50 000 — 351 100 ₽. Входящие документы бесплатны, пакет действует год или до исчерпания.
Кому подходит
Транспортным компаниям и перевозчикам, которые закрывают рейсы актами и счетами-фактурами и работают с заказчиками из разных регионов.
Подключение
Нужны квалифицированная подпись и учётная запись в сервисе. Обмен с контрагентом начинается после того, как обе стороны подключены.
  • Отправка и получение договоров, актов, счетов-фактур и УПД
  • Хранение подписанных документов с юридической силой
  • Роуминг с другими операторами электронного документооборота
  • Работа из учётной системы или из веб-интерфейса
  • Согласование документов внутри компании до отправки

Что вы получаете

  • Рейс, а не абстрактный документооборот

    Разбираем ваш маршрут: кто грузоотправитель, кто перевозчик, кто подписывает титулы в дороге. Настройка идёт от этого, а не от названия тарифа.

  • Сертификат за рабочий день

    Машина стоит на погрузке — значит, срок решает. Заявку берём в работу в день обращения, выпуск обычно укладывается в сутки.

  • Доверенности на водителей и логистов

    Подпись директора в кабине не оставляют. Оформляем машиночитаемые доверенности тем, кто реально подписывает документы за компанию.

  • Передача сведений в ГИС ЭПД

    Электронная накладная считается оформленной, когда данные ушли в государственную систему. Проверяем, что это происходит, а не только что файл подписан.

  • Стыковка с вашей учётной системой

    Накладные и заявки должны попадать туда, где вы считаете рейсы. Смотрим, чем вы пользуетесь, и подключаем обмен без двойного ввода.

  • Скажем, если это вам не нужно

    Части перевозчиков хватает подписи и накладных, а половину сервисов продавать незачем. Так и ответим, а не соберём комплект целиком.

Частые вопросы

Чем это отличается от электронных перевозочных документов?

Разные потоки и разные требования. Перевозочные документы обязательны с 1 сентября 2026 года и передаются в государственную систему; договоры, акты и счета-фактуры передаются напрямую контрагенту, и переход на электронный вид здесь — вопрос удобства и скорости расчётов.

Нужна ли отдельная подпись?

Нет, подходит та же квалифицированная подпись, которой вы подписываете титулы накладной и отчётность.

Заказчик работает у другого оператора. Мы сможем обмениваться?

Да, через роуминг. Обычно требуется однократная настройка связи между операторами, дальше обмен идёт как с любым другим контрагентом.

Сколько это стоит?

Оплачиваются исходящие документы пакетом на год: 250 документов — 2 950 ₽, 1 200 — 12 300 ₽, 6 000 — 55 500 ₽, 50 000 — 351 100 ₽. Входящие бесплатны на любом пакете.