Подключение документооборота

Подключение состоит из трёх частей, и только одна из них техническая.

Часть первая: подпись

Нужна квалифицированная электронная подпись — та же, что для перевозочных документов и отчётности. Если она уже есть, этот шаг пропускается. Если нет, выпуск занимает рабочий день при готовых документах.

Решить надо и второй вопрос: кто подписывает закрывающие документы. Обычно это бухгалтер или руководитель, реже — диспетчер. Если подписывает не директор, сотруднику понадобится собственный сертификат и машиночитаемая доверенность.

Часть вторая: учётная запись и пакет

Оплачиваются исходящие документы, входящие бесплатны на любом тарифе. Пакеты годовые и действуют до конца срока или до исчерпания: 250 документов — 2 950 ₽, 600 — 6 300 ₽, 1 200 — 12 300 ₽, 3 000 — 29 600 ₽, 6 000 — 55 500 ₽, 12 000 — 105 800 ₽, 20 000 — 169 300 ₽, 50 000 — 351 100 ₽.

Считать нужно именно исходящие. У перевозчика их обычно меньше, чем кажется: акты и счета-фактуры выставляются по числу заказчиков и периодов, а не по числу рейсов, если вы закрываете реестром.

Брать пакет с большим запасом невыгодно — неиспользованный остаток не переносится. Разумнее взять по факту и добрать при росте.

Часть третья: заказчики

Здесь и уходит время. Обмен возможен, только если обе стороны подключены, поэтому реальная скорость перехода определяется вашими контрагентами.

Порядок, который работает:

1. Выпишите заказчиков и посчитайте, сколько документов в месяц приходится на каждого. Обычно 80% объёма дают три-четыре компании.
2. Начните с них. Крупные грузовладельцы почти всегда уже работают электронно — им нужно только настроить связь с вами, в том числе через роуминг.
3. Остальных подключайте по мере необходимости, не пытаясь перевести всех сразу.

Про учётную систему

Если документов немного, достаточно веб-интерфейса: документ формируется и подписывается прямо в сервисе. При потоке в сотни документов имеет смысл настроить обмен с вашей учётной системой, чтобы данные не вводились дважды и реестры собирались автоматически.

Решать это лучше не на старте, а после первого месяца работы: станет видно, где реально уходит время.

Что мы делаем

Подбираем пакет по фактическому объёму, подключаем учётную запись, настраиваем подпись и рабочее место, помогаем составить список заказчиков и запускаем настройку связи с ними, включая роуминг. Остаёмся на связи до первого закрытого месяца — вопросов на этом этапе обычно больше всего.