Договор перевозки и закрывающие документы
Рейс закрывается не накладной, а актом и счётом. Разберём, из чего состоит комплект и где он чаще всего застревает.
Комплект по рейсу собирается из документов разного назначения, и путаница между ними — частая причина того, что оплата задерживается.
Что во что входит
Договор. Рамочный документ, который подписывается один раз и действует на все рейсы. Договор перевозки — если вы везёте своим транспортом. Договор транспортной экспедиции — если организуете перевозку, в том числе чужими машинами. Разница не формальная: у экспедитора другой набор документов и другая ответственность за груз.
Заявка на рейс. Конкретный рейс с маршрутом, датами, ставкой и требованиями к машине. В электронном обмене перевозочными документами её роль выполняет заказ-заявка — она с 1 сентября 2026 года входит в перечень документов, оформляемых электронно.
Транспортная накладная. Подтверждает сам факт перевозки и передачу груза. Относится к перевозочным документам, передаётся в государственную систему.
Акт выполненных работ. Подтверждает, что услуга оказана, и фиксирует её стоимость. Именно он обычно является основанием для оплаты.
Счёт-фактура или УПД. Налоговый документ. УПД удобнее: он совмещает функции акта и счёта-фактуры, и вместо двух документов подписывается один.
Где комплект застревает
Чаще всего — между накладной и актом. Водитель привёз подписанную накладную, рейс выполнен, а акт не выставлен, потому что бухгалтер ждёт от диспетчера подтверждения ставки. Проходит неделя, потом акт уходит почтой, потом возвращается. Оплата сдвигается на месяц при рейсе длиной в два дня.
Второе типовое место — расхождение в реквизитах. Заказчик возвращает акт из-за неверного номера договора или неправильно указанного маршрута; в бумажном обороте это ещё один круг пересылки.
Электронный обмен не решает организационную часть — акт всё равно нужно выставить, — но убирает пересылку и делает исправление вопросом одного дня.
Как это устроено на потоке
При постоянной работе с одним заказчиком рейсы обычно не закрывают поштучно. Раз в месяц выставляется реестр перевозок за период, к нему акт и УПД на общую сумму. Заказчик сверяет реестр со своими данными, подписывает — и весь месяц закрывается одним подписанием вместо тридцати.
Реестр удобно формировать из той же системы, где вы ведёте рейсы: тогда данные в нём совпадут с накладными, и сверка не превратится в разбор расхождений.
Что перевести в электронный вид первым
Начинать разумно с закрывающих документов по постоянным заказчикам — там больше всего пересылки и больше всего денег в ожидании. Договоры можно перевести следующим заходом: они подписываются редко, и выигрыш там меньше.
Перевести закрывающие документы в электронный вид
Скажите, чем вы сейчас закрываете рейсы и через кого, — подскажем, что перевести в первую очередь.
Отправляя форму, вы соглашаетесь с политикой обработки данных.
Смотрите также
Частые вопросы
Договор перевозки можно подписать электронно?
Да. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной, и договор, подписанный ею обеими сторонами, действителен без бумажного экземпляра.
Чем договор перевозки отличается от договора транспортной экспедиции?
Предметом. По договору перевозки вы обязуетесь доставить груз, по договору экспедиции — организовать перевозку, в том числе чужим транспортом. От этого зависит и набор документов, которыми вы закрываете работу.
Нужен ли акт, если есть подписанная транспортная накладная?
Накладная подтверждает факт перевозки, акт — выполнение работ по договору и их стоимость. Заказчики обычно требуют оба документа, и для расчётов важнее акт.
Можно закрывать несколько рейсов одним документом?
Да, реестром за период. Это стандартная практика при постоянном потоке рейсов: акт и счёт-фактура выставляются раз в месяц с приложением перечня перевозок.